SaleSystemsTietoturva ja tietosuoja
Miten soittokielto kirjataan, kuka saa kuunnella tallenteen ja missä asiakastiedot säilyvät? Täältä löydät vastaukset toimiston käytännön kysymyksiin.
01Keskeiset teemat
Tietoturva käytännössä
Yhdeksän kohtaa, jotka kertovat, missä tieto on, kuka sitä näkee ja mitä tekoäly saa tehdä.
Sovellus ja tietokanta EU:ssa
Sovellus ja tietokanta ovat EU:ssa, Tukholmassa. Puheluiden litterointi tehdään EU-alueella.
Säädettävä autonomia
Jokainen tekoäly- ja automaatiotoiminto on oletuksena pois tai hyväksyttävä. Pääkäyttäjä päättää, mitä otetaan käyttöön.
Tekoäly kertoo olevansa tekoäly
Puhebotti kertoo puhelun alussa kiinteällä ilmoituksella, että puheluun vastaa tekoäly. Soittava asiakas tietää heti, kenen kanssa puhuu.
Nauhoituksen kielto
Kun asiakas kieltää nauhoituksen, myyjä painaa nappia, ja jo nauhoitettu osa poistuu. Nauhoitteilla on säilytysajat, ja kuuntelusta jää lokimerkintä.
Soittokielto ja poistumislista
Soittokielto koskee koko toimistoa kaikissa projekteissa. Sähköpostikampanjoissa poistumislista on automaattinen.
Datan minimointi
Tekoälymallille annetaan vain tehtävän vaatima tieto. Puheluanalytiikassa sille ei anneta esimerkiksi nimiä eikä numeroita.
Roolipohjaiset oikeudet
Myyjällä, esihenkilöllä ja pääkäyttäjällä on kullakin roolinsa mukaiset oikeudet. Myyjät eivät näe toistensa lukuja.
Lokitiedot
Kaikesta luku- ja muutostoiminnasta jää merkintä: kuka luki tai muutti mitä ja milloin. Mukana ovat sekä ihmiset että tekoäly.
Selkeä vastuunjako
Toimeksiannoissa toimeksiantaja on rekisterinpitäjä ja toimisto käsittelijä. Käsittelysopimuksen voi kirjata projektiin.
02Säädettävä autonomia
Tekoälyn autonomia
Jokaisella tekoäly- ja automaatiotoiminnolla on oma säätönsä. Oletuksena toiminto on pois tai hyväksyttävä, joten mikään näistä toiminnoista ei toimi automaattisesti, ennen kuin pääkäyttäjä on niin päättänyt.
Toimisto voi ottaa tekoälytoiminnot käyttöön yksi kerrallaan. Yksi toiminto voi olla ehdotustilassa, jolloin ihminen hyväksyy tuloksen, ja toinen kokonaan pois.
- Pois: toiminto ei ole käytössä
- Ehdotus hyväksyttäväksi: tekoäly ehdottaa, ihminen päättää
- Automaattinen: toiminto tehdään ilman erillistä hyväksyntää
- Sähköpostin vastausavustajasta ei lähde mitään ilman ihmisen hyväksyntää
Kun puhebotti on käytössä, se kertoo puhelun alussa, että puheluun vastaa tekoäly. Ilmoitus on kiinteä, eli se kuuluu samanlaisena jokaisen puhelun alussa. Myyntipuhelut soittaa aina ihminen, ei tekoäly.
03Kuka, mitä, milloin
Lokitiedot
Lokista näkee, kuka luki tai muutti mitä ja milloin. Merkintä syntyy sekä ihmisten että tekoälyn toiminnasta, ja myös nauhoitteiden kuuntelu näkyy lokissa.
Lokitietoja hallitsee pääkäyttäjä. Kun toimeksiantaja tai asiakas kysyy, kuka on käsitellyt tietoa, vastaus löytyy lokista, ja lokin voi viedä CSV-tiedostoksi.
04Vastuunjako
Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Toimeksiannoissa vastuunjako on selvä. Toimisto soittaa toimeksiantajan lukuun, joten toimeksiantaja on rekisterinpitäjä ja toimisto käsittelijä.
Käsittelysopimus ja toimeksiantajan tietosuojaselosteen osoite voidaan kirjata projektiin. Silloin ne ovat samassa paikassa toimeksiannon listojen, materiaalien ja raportin kanssa.
Rekisterinpitäjä: toimeksiantaja
Toimeksiantaja päättää, mihin tarkoitukseen ja millä keinoin henkilötietoja käsitellään toimeksiannossa. Sen tietosuojaselosteen osoitteen voi kirjata projektiin.
Käsittelijä: toimisto
Toimisto käsittelee soittolistojen ja puheluiden tietoja toimeksiantajan lukuun. Käsittelysopimuksen voi kirjata projektiin, jolloin tieto siitä on toimeksiannon yhteydessä.
Kehittäjäyrityksen asema henkilötietojen käsittelyssä tarkennetaan myöhemmin.
05Puhelun aikana
Nauhoitukset ja kiellot
Puheluiden nauhoitus voi olla pois, käsin tai automaattinen. Jos asiakas kieltää nauhoituksen kesken puhelun, myyjä painaa nappia Asiakas kielsi nauhoituksen, ja jo nauhoitettu osa poistetaan. Myyjän ei tarvitse etsiä nauhoitetta jälkikäteen.
Soittokiellon kirjaa yhdellä painalluksella puhelun aikana. Se koskee koko toimistoa kaikissa projekteissa, joten kielto ei jää yhden toimeksiannon sisälle.
- Nauhoitteilla on säilytysajat, ja kuuntelusta jää lokimerkintä
- Sähköpostikampanjan jokaisessa kirjeessä on poistumislinkki, ja poistumislista on automaattinen
- Litterointi ja tekoälyn puhelukommentti ovat erillisiä, päälle kytkettäviä toimintoja
06Datan minimointi
Tieto tekoälylle ja puheluanalytiikka
Tekoälymallille annetaan vain tehtävän vaatima tieto. Puheluanalytiikassa sille ei anneta esimerkiksi nimiä eikä numeroita.
Analytiikka lasketaan vain organisaation omista puheluista, eikä asiakasdatalla kouluteta tekoälymallia. Kun esihenkilö katsoo, mikä puheluissa toimii, tulos perustuu teidän omiin puheluihinne.
Puheosuudet ja tauot kertovat, miten keskustelu eteni. Litteroidusta tekstistä voidaan tunnistaa esimerkiksi hintaa koskeva vastaväite. Myyjän ja asiakkaan tunnetiloja ei arvioida.
Miksi tunnetiloja ei arvioida?
- Ei pistemääriä
- Ei paremmuuslistoja
- Ei tunnetila-arvioita
07Sijainti
Missä tietoa käsitellään
Sovellus ja sen tietokanta sijaitsevat Tukholmassa. Kun toimisto ottaa puheluiden litteroinnin käyttöön, puhe muunnetaan tekstiksi EU-alueella.
Jos arvioit palvelua toimistollesi, voit pyytää tiedot alikäsittelijöistä, niiden tehtävistä ja käsittelymaista.
Pyydä alikäsittelijöiden tiedot- Sovellus ja tietokanta
- Tukholma, Ruotsi
- Puheluiden litterointi
- EU-alue
08Käyttäjät
Roolit ja oikeudet
Se, mitä käyttäjä näkee ja voi tehdä, riippuu roolista. Jokainen myyjä näkee oman tekemisensä tänään, tällä viikolla ja tässä kuussa, mutta myyjät eivät näe toistensa lukuja.
Myyjä tai soittaja
Soittaa projekteissa ja näkee omat lukunsa ja oman valmennuksensa.
Esihenkilö
Hallitsee projekteja, listoja, tiimejä, poissaoloja ja tiimin tuloksia.
Pääkäyttäjä
Hallitsee käyttäjiä, numeroita, asetuksia, tekoälyn autonomiaa ja lokitietoja.
Katsotaan teidän soittotyötänne.
Kertokaa meille yhdestä toimeksiannostanne. Näytämme esittelyssä, miten soittolista, puhelut ja raportointi hoituvat SaleSystemsissä.