SaleSystemsTekoälyvastaaja
Kun kukaan ei ehdi vastata, puhebotti tai älykäs puheposti ottaa viestin. Viesti kirjautuu automaattisesti, ja siitä syntyy soittopyyntö oikealle vastuuhenkilölle. Myyntipuhelut soittaa edelleen ihminen.
01 // Puhebotti
Puhebotti vastaa ja ottaa viestin
Puhebotti vastaa saapuvaan puheluun keskustellen suomeksi. Se kertoo heti alussa, että puheluun vastaa tekoäly. Ilmoitus on kiinteä, joten soittava asiakas tietää alusta asti, kenen kanssa puhuu. Botti käyttää organisaation omaa nimeä.
Keskustelun aikana botti ottaa viestin, johon kirjataan viisi asiaa:
- Asia: mitä soittava asiakas haluaa hoitaa
- Nimi: kuka soitti
- Yritys: mistä yrityksestä soittava asiakas on
- Toivottu soittoaika: milloin asiakkaalle kannattaa soittaa takaisin
- Numero: mihin takaisinsoitto tehdään
Kun koko tiimi on omissa puheluissaan, saapunut puhelu ei jää pelkäksi merkinnäksi vastaamattomista. Takaisin soittava myyjä tietää jo ennen puhelua, kuka soitti ja mitä asia koskee.
02 // Älykäs puheposti
Älykäs puheposti varakulkuna
Älykäs puheposti toimii varakulkuna. Soittava asiakas jättää viestin, viesti litteroidaan, ja tekstistä poimitaan nimi, yritys, asia, kiireellisyys ja soittoaika.
Myyjän ei tarvitse kuunnella viestiä nähdäkseen, kuka soitti ja mistä on kyse. Kiireellisyys auttaa päättämään, mihin viestiin palataan ensin, ja soittoaika kertoo, milloin soittava asiakas haluaa tulla tavoitetuksi.
- Viesti on luettavissa tekstinä
- Nimi, yritys, asia, kiireellisyys ja soittoaika poimitaan viestistä omiksi tiedoikseen
- Puhepostista syntyy soittopyyntö samalla tavalla kuin botin ottamasta viestistä
03 // Aukioloajat
Aukioloajat ja säännöt
Toimisto päättää, milloin tekoälyvastaaja vastaa. Aukioloajat ja Suomen arkipyhät saa lisättyä yhdellä napilla, joten pyhiä ei tarvitse kirjata yksitellen. Vastaamiselle valitaan yksi kolmesta säännöstä:
- Aina: tekoälyvastaaja vastaa kaikkina aikoina
- Työajan ulkopuolella: tekoälyvastaaja vastaa silloin, kun toimisto ei ole auki
- Kun kukaan ei vastaa: tekoälyvastaaja vastaa silloin, kun kukaan ei ehdi puhelimeen
Toimisto, jossa soittajat ovat päivän aikana kiinni omissa puheluissaan, voi käyttää sääntöä Kun kukaan ei vastaa. Toimisto, joka haluaa viestit talteen iltaisin ja pyhinä, voi käyttää sääntöä Työajan ulkopuolella.
Ihmiset vastaavat saapuviin puheluihin selaimessa. Projektin numeroon soittava ohjataan ensin liidin omistajalle ja muuten vapaille soittajille.
Lue saapuvista puheluista selaimessa04 // Soittopyyntö
Viestistä syntyy soittopyyntö
Viesti kirjautuu automaattisesti, ja siitä syntyy soittopyyntö oikealle vastuuhenkilölle. Kenenkään ei tarvitse kopioida viestiä järjestelmään tai muistaa välittää sitä eteenpäin.
Botilta ja puhepostista tuleva soittopyyntö on samaa työtä kuin muutkin soittopyynnöt, jotka syntyvät tulosnapista tai vastaamattomasta puhelusta. Yhteinen jono antaa erääntyneet soittopyynnöt ensin.
- Viesti kirjautuu ilman käsin tehtävää työtä
- Soittopyyntö menee oikealle vastuuhenkilölle
- Soittopyyntö hoidetaan kuten muutkin soittopyynnöt
05 // Projektin puhebotti
Projektin puhebotti vastaa toimeksiantajan puolesta
Projektin puhebotti vastaa toimeksiannon numeroon toimeksiantajan puolesta ja kertoo materiaalien tiedoista kysyttäessä. Kun toimisto soittaa toimeksiantajan lukuun, vastapuoli voi soittaa numeroon takaisin ja kysyä, mistä oli kyse.
Tiedot tulevat projektin materiaaleista. Botti ei myy, ei lupaa eikä kerro hintoja, joten kaupat, lupaukset ja hinnat jäävät ihmisille.
06 // Rajoitukset
Mitä puhebotti ei tee
Tekoälyvastaajan tehtävä on ottaa viesti, ei hoitaa asiaa loppuun. Se vastaa saapuviin puheluihin. Seuraava askel jää ihmiselle: myyjä soittaa takaisin, puhuu asiakkaan kanssa ja päättää.
Puhebotti ei myy.
Sen tehtävä on ottaa viesti. Kaupasta puhuu ihminen.
Puhebotti ei siirrä puhelua.
Puhelu päättyy viestiin, ja vastuuhenkilö soittaa takaisin.
Puhebotti ei varaa tapaamista itsenäisesti.
Toivottu soittoaika kirjataan viestiin, ja jatkosta sopii ihminen.
Projektin puhebotti ei lupaa eikä kerro hintoja.
Se kertoo kysyttäessä projektin materiaalien tiedoista.
Tekoäly ei soita myyntipuheluita.
Myyntipuhelut soittaa ihminen. Tekoälymyyjä ei ole käytössä.
Autonomista tekoälyagenttia ei ole.
Järjestelmässä ei ole agenttia, joka hoitaisi asioita itsenäisesti tapahtumien perusteella.
07 // Pääkäyttäjä
Pääkäyttäjä päättää käyttöönotosta
Jokaisella tekoäly- ja automaatiotoiminnolla on oma säätönsä: pois, ehdotus hyväksyttäväksi tai automaattinen. Oletuksena toiminto on pois tai hyväksyttävä, ja pääkäyttäjä päättää, mitä otetaan käyttöön.
Lue tietoturvasta- Tekoäly kertoo olevansa tekoäly puhelun alussa, kiinteällä ilmoituksella
- Lokitiedoista näkyy, kuka luki tai muutti mitä ja milloin, ihmiset ja tekoäly mukaan lukien
- Puheluiden litterointi tehdään EU-alueella
Katsotaan teidän soittotyötänne.
Kertokaa meille yhdestä toimeksiannostanne. Näytämme esittelyssä, miten soittolista, puhelut ja raportointi hoituvat SaleSystemsissä.