Soittaminen ja soittotila

Puhelut selaimessa

Puhelu lähtee yhdellä klikkauksella selaimesta, ja se käydään tietokoneen kuulokkeilla. Erillistä puhelinta tai ohjelmaa ei tarvita, joten soittaja tekee työnsä samassa selainikkunassa, jossa asiakkaan tiedotkin ovat.

Puhelu lähtee käyttäjän tai projektin omasta numerosta. Pääkäyttäjä kytkee numerot käyttäjille ja projekteille, joten toimeksiannon puhelut voivat lähteä toimeksiannon omasta numerosta.

Puhelun tulos ja kesto kirjautuvat automaattisesti. Soittajan ei tarvitse kirjoittaa niitä erikseen puhelun jälkeen, ja esihenkilö näkee ne ilman erillistä raportointia.

• Puhelu selaimessa kuulokkeilla, ei erillistä puhelinta tai ohjelmaa
• Lähtevä numero on käyttäjän tai projektin oma
• Tulos ja kesto kirjautuvat automaattisesti

Soittotila

Soittotila on keskittynyt näkymä, jossa on se, mitä puhelussa tarvitaan: seuraava soitettava, asiakkaan tiedot, aiemmat merkinnät, materiaalit ja tulosnapit.

Ennen puhelua soittaja näkee, mitä asiakkaan kanssa on aiemmin puhuttu. Puhelun aikana toimeksiannon materiaalit ovat samassa näkymässä. Puhelun jälkeen tulos kirjataan napilla, ja seuraava soitettava on jo näkyvissä. Aikaa ei kulu numeroiden ja muistiinpanojen etsimiseen.

• Seuraava soitettava tulee projektin jonosta
• Asiakkaan tiedot ja aiemmat merkinnät samassa näkymässä
• Materiaalit ja tulosnapit käsillä puhelun aikana

Tulosnapit

Puhelun tulos kirjataan yhdellä napilla. Järjestelmä päivittää seuraavan askeleen, luo takaisinsoiton tai varaa tapaamisen Google Meet -kutsuineen, joten sama tieto ei jää soittajan muistettavaksi.

Pääkäyttäjä muokkaa nappien tekstit ja järjestyksen, joten napit voi nimetä toimiston omalla tavalla.

Soittopyynnöt

Soittopyyntö eli takaisinsoitto tulee soitettavaksi oikeaan aikaan. Erääntyneet soittopyynnöt ovat yhteisen jonon ensimmäisinä, joten luvattu soitto ei jää muiden rivien alle. Soittopyyntö syntyy neljällä tavalla:

• Tulosnapista, kun soittaja kirjaa puhelun tuloksen
• Vastaamattomasta puhelusta
• Puhepostista, kun älykäs puheposti on ottanut viestin
• Botilta, kun puhebotti on ottanut viestin

Tekstiviestit

Soittaja voi lähettää asiakkaalle tekstiviestin pohjasta tai kirjoittaa sen itse. Esimerkiksi puhelun jälkeen sovitut asiat saa vahvistettua lähtemättä järjestelmästä.

Viesti lähtee aina yksittäin käyttäjän lähettämänä. Massatekstiviestejä tai ajastettuja viestejä järjestelmässä ei ole.

• Pohjasta tai itse kirjoittaen
• Yksi viesti kerrallaan, käyttäjän lähettämänä
• Tekstiviestit näkyvät asiakkuuden historiassa aikajanalla

Saapuvat puhelut

Saapuviin puheluihin vastataan selaimessa samoilla kuulokkeilla, joilla lähtevätkin puhelut käydään.

Projektin numeroon soittava asiakas ohjataan ensin liidin omistajalle ja muuten vapaille soittajille. Takaisin soittava asiakas tavoittaa siis ensisijaisesti sen myyjän, jolle hänen asiansa kuuluu.

Kun kukaan ei ehdi vastata, viestin voi ottaa tekoälyvastaaja, jos se on otettu käyttöön.

Nauhoitus

Puheluiden nauhoituksella on kolme tapaa: pois, käsin tai automaattinen. Toimisto valitsee tavan, joka sopii sen käytäntöihin ja toimeksiantoihin.

Jos asiakas kieltää nauhoituksen, soittaja painaa nappia Asiakas kielsi nauhoituksen. Nappi poistaa jo nauhoitetun osan, joten kielto hoituu yhdellä painalluksella kesken puhelun.

Nauhoitteilla on säilytysajat, ja nauhoitteiden kuuntelusta jää lokimerkintä.

Litterointi ja puhelukommentti

Puhelun voi litteroida keskusteluksi, ja litterointi tehdään EU-alueella. Tekoälyn puhelukommentti on yhteenveto puhelusta.

Molemmat ovat erillisiä toimintoja, jotka kytketään päälle erikseen. Toimisto voi siis ottaa käyttöön toisen ilman toista tai jättää molemmat pois. Puhelun sisältöön voi palata lukemalla, eikä koko nauhoitetta tarvitse kuunnella uudelleen.