Projektit ja yhteinen jono

Jokainen toimeksianto on oma projektinsa

Toimeksiannon tiedot ovat yhdessä projektissa: toimeksiantaja, soittolistat, soittajat, materiaalit, tulosnapit ja raportti. Kun päivän aikana soitetaan usean toimeksiantajan lukuun, kunkin työ pysyy omassa projektissaan, eikä tietoja tarvitse koota erillisistä tiedostoista ja järjestelmistä.

Yleiskuvasta näet ennen soiton aloittamista, onko projektilla soittolista ja soittajia. Jonon etenemisestä näet, kuinka monta yhteystietoa on kullakin soittokierroksella ja kuinka moni odottaa uusintasoittoa.

Käynnissä, tauolla tai päättynyt

Projektilla on aina tila: käynnissä, tauolla tai päättynyt. Projektilistalta näkee yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa kukin toimeksianto on.

Päättyneen projektin raportti säilyy. Kun toimeksianto on ohi, sen tuloksiin voi palata myöhemmin, esimerkiksi kun toimeksiantaja kysyy niistä.

Soittolistan tuonti ohjatusti

Soittolista tuodaan CSV- tai Excel-tiedostosta. Tuonti etenee vaiheittain: sarakkeiden kartoitus, esitarkistus, duplikaattien käsittely ja lopuksi yhteenveto.

Kartoituksessa kerrotaan, mikä tiedoston sarake vastaa mitäkin tietoa, joten eri toimeksiantajilta tulevat, eri tavoin nimetyt sarakkeet saadaan vastaamaan järjestelmän tietoja.

Ylimääräiset sarakkeet, esimerkiksi toimiala, paikkakunta tai liikevaihto, tallentuvat yrityksen lisätiedoiksi. Ne eivät jää tuonnissa pois, vaan ovat yrityksen tiedoissa myös jatkossa.

Esitarkistus ja duplikaatit

Esitarkistus näyttää, mitä tiedostosta on tulossa, ennen kuin rivit tulevat soittolistalle. Listan tuoja näkee tilanteen jo tuonnin aikana, eikä ongelmia tarvitse etsiä vasta soittamisen alettua.

Duplikaatit käsitellään Y-tunnuksen tai nimen perusteella. Tämä vähentää turhia soittoja samaan yritykseen silloin, kun sama yritys on tiedostossa useaan kertaan.

Yhteenveto pois jääneistä riveistä

Tuonnin lopuksi näkyy yhteenveto riveistä, jotka jäivät pois, ja syy kullekin. Listan tuoja näkee suoraan, mitä listalle ei tullut ja miksi, eikä rivejä tarvitse etsiä vertaamalla tiedostoa ja soittolistaa keskenään.

Jos toimeksiantaja kysyy, miksi listan rivimäärä poikkeaa hänen toimittamastaan tiedostosta, syyt ovat yhteenvedossa.

Yhteinen jono

Soittaja saa jonosta seuraavan vapaan yhteystiedon, ja se lukitaan hänelle. Kukaan ei soita päällekkäin, joten asiakkaalle ei soita kaksi saman toimiston soittajaa samaan aikaan, eikä soittajan tarvitse miettiä, kenelle soittaa seuraavaksi.

1. 01Erääntyneet soittopyynnöt
2. 02Omat liidit
3. 03Paluupäiväänsä tulleet rivit
4. 04Uudet rivit

Lista kiertää kerran ympäri ennen uusintasoittoa, joten koko lista tulee käytyä läpi, ennen kuin samoille numeroille soitetaan uudelleen.

Soittokierrokset

Vastaamattomalle soitetaan uudelleen projektin kierrosmäärän verran. Oletus on kolme kierrosta, ja määrää voi säätää yhdestä kymmeneen.

Uudelleensoitot tulevat jonosta järkevin välein. Soittajan ei tarvitse itse pitää kirjaa siitä, kenelle on jo yritetty soittaa ja kuinka monta kertaa.

Jakotapa

Soitot voi hoitaa yhteisestä jonosta, tai listan voi jakaa tasan myyjille tai tiimeille. Yhteisessä jonossa kukin saa seuraavan vapaan yhteystiedon. Tasajaossa jokaisella myyjällä tai tiimillä on oma osuutensa listasta.

Poissaolevan osuus siirtyy muille, joten hänen rivinsä eivät jää odottamaan paluuta. Esihenkilö merkitsee poissaolon, eikä listaa tarvitse jakaa uudelleen käsin.

Rajaus listan tiedoilla

Soittaja voi rajata oman soittonsa listan tiedoilla, esimerkiksi paikkakunnan tai toimialan mukaan. Jokaisen arvon kohdalla näkyy, montako riviä siihen osuu, joten rajauksen koko on tiedossa, ennen kuin sen ottaa käyttöön.

Soittaja voi esimerkiksi käydä yhtenä päivänä läpi yhden paikkakunnan yritykset. Rajaus koskee hänen omaa soittoaan.

Soittokielto koskee koko toimistoa

Soittokielto koskee koko toimistoa kaikissa projekteissa, ja sen kirjaa yhdellä painalluksella puhelun aikana.

Sama yritys voi olla usean toimeksiannon listalla. Kun asiakas kieltää soitot, kielto ei jää yhden projektin tiedoksi, vaan se on voimassa myös muissa projekteissa.

Toimeksiannon tietosuoja

Projektiin voi kirjata käsittelysopimuksen ja toimeksiantajan tietosuojaselosteen osoitteen. Näin ne ovat samassa paikassa kuin itse toimeksianto.

Toimeksiannoissa vastuunjako on selvä: toimeksiantaja on rekisterinpitäjä ja toimisto käsittelijä.